Yayın öncesi uyarlama gerekli
Köşeli parantez içindeki veri sorumlusu unvanı, adres, e-posta/KEP ve yurt dışı aktarım mekanizması bilgileri gerçek bilgilerle değiştirilmelidir. Bu metin genel bir taslaktır; somut veri işleme faaliyetleri ve yürürlükteki mevzuat bakımından hukuk danışmanı tarafından kontrol edilmelidir.
01 Veri sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla [VERİ SORUMLUSUNUN TAM TİCARİ UNVANI] (“Robotik Bilim”, “Şirket” veya “biz”) tarafından işlenmektedir.
- Marka/site
- Robotik Bilim — robotikbilim.com.tr
- Adres
- [AÇIK POSTA ADRESİ]
- E-posta
- [KVKK BAŞVURU E-POSTASI]
- KEP adresi
- [VARSA KEP ADRESİ]
- Telefon
- [İŞLETME TELEFONU]
- MERSİS/VKN
- [VARSA MERSİS VEYA VERGİ NUMARASI]
02 Metnin kapsamı
Bu metin; WhatsApp üzerinden robotik kodlama eğitimleri hakkında bilgi alan, dijital asistana mesaj gönderen, ön kayıt formuna yönlendirilen veya insan danışman desteği talep eden kişilerle ilgili kişisel verilerin işlenmesini açıklar.
WhatsApp görüşmesi otomatik/dijital bir asistan tarafından yanıtlanabilir. Asistan, Robotik Bilim’in yayımlanmış eğitim içeriklerini kullanarak kurslar hakkında bilgi verir, ihtiyacınıza uygun seçenekleri belirlemeye yardımcı olur ve gerektiğinde görüşmeyi insan danışmana aktarır. Doğrudan sorulduğunda sistemin otomatik/dijital asistan olduğu açıklanır.
03 İşlenen kişisel veriler
Hizmetin kullanımına göre aşağıdaki veriler işlenebilir:
- Kimlik ve iletişim bilgileri: WhatsApp telefon numarası, WhatsApp profilinde görünen ad ve tarafınızca paylaşılan iletişim bilgileri.
- Mesaj ve görüşme bilgileri: Yazılı mesajlar, ses kayıtları, ses kayıtlarının metne dönüştürülmüş hâli, mesaj zamanı, mesaj teslim/okunma durumu ve görüşme özeti.
- Eğitim ve talep bilgileri: Öğrencinin yaş veya yaş grubu, önceki deneyimi, ilgi alanı ve hedefi, şehir veya çevrim içi eğitim tercihi, uygun gün-saat, yaklaşık bütçe tercihi ve kursa ilişkin sorular.
- Başvuru bilgileri: Ön kayıt bağlantısının gönderilmesi, formun tamamlanma durumu ve başvuru zamanı. Form üzerinde ayrıca toplanan veriler, formda sunulan ilgili aydınlatma metnine tabidir.
- Danışman desteği bilgileri: Aranma/iletişime geçilme izni, uygun iletişim zamanı, devir nedeni ve danışman işleminin durumu.
- Teknik ve güvenlik bilgileri: Mesaj ve olay kimlikleri, webhook kayıtları, hata kayıtları, erişim ve güvenlik logları ile kötüye kullanımın önlenmesine yönelik teknik veriler.
Çocuğun tam adı, kimlik numarası, okul bilgisi veya eğitim danışmanlığı için gerekli olmayan özel nitelikli kişisel veriler talep edilmez. Lütfen sağlık bilgisi, kimlik belgesi, finansal hesap bilgisi veya benzeri gereksiz/hassas bilgileri WhatsApp görüşmesinde paylaşmayın.
04 Kişisel verilerin işlenme amaçları
Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla sınırlı olarak işlenebilir:
- Robotik kodlama eğitimleri hakkındaki sorularınızı yanıtlamak,
- Yaş, deneyim, ilgi ve tercihlerinize göre uygun eğitim seçeneklerini önermek,
- Ön kayıt formunu iletmek ve başvurunun tamamlanma durumunu takip etmek,
- Talebiniz üzerine insan danışmana güvenli biçimde aktarım yapmak,
- Müşteri iletişimi ve aday öğrenci süreçlerini yürütmek,
- Aynı mesajın tekrar işlenmesini önlemek ve görüşme sürekliliğini sağlamak,
- Hizmet kalitesini, bilgi doğruluğunu ve otomatik yanıt sistemini geliştirmek,
- Bilgi güvenliği, hata yönetimi, denetim, suistimalin önlenmesi ve yasal yükümlülükleri yerine getirmek,
- Bir uyuşmazlık veya yetkili makam talebi bulunması hâlinde hukuki hakları tesis etmek, kullanmak veya korumak.
Açık rıza veya ticari elektronik ileti onayı gerektiren reklam ve pazarlama faaliyetleri, gerekli onay alınmadan yürütülmez. Bir aydınlatma metninin sunulması tek başına açık rıza veya ticari ileti onayı anlamına gelmez.
05 Toplama yöntemi ve hukuki sebepler
Kişisel verileriniz; WhatsApp mesajları ve webhook olayları, ses kayıtlarının otomatik olarak metne dönüştürülmesi, ön kayıt formu, telefon/danışman görüşmesi ve sistem güvenlik kayıtları aracılığıyla elektronik ortamda otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanır.
Veriler, somut işleme faaliyetine göre KVKK’nın 5’inci maddesinde düzenlenen;
- bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması,
- veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi,
- bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
- ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati
hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilir. Kanunun açık rıza aradığı faaliyetlerde ayrıca açık rızanız alınır. Özel nitelikli kişisel veriler hizmet kapsamında talep edilmez; tarafınızca kendiliğinden paylaşılması bunların sınırsız biçimde işlenebileceği anlamına gelmez.
06 Otomatik sistem ve insan desteği
Mesajlarınıza cevap oluşturulması, ses kayıtlarının yazıya çevrilmesi, yayımlanmış kurs bilgilerinin bulunması ve görüşmenin özetlenmesi için yapay zekâ destekli hizmetlerden yararlanılabilir. Bu sistem kurs danışmanlığına yardımcı olur; kişi hakkında hukuki sonuç doğuran veya benzer şekilde önemli etki yaratan nihai kararlar almak amacıyla kullanılmaz.
İnsan desteği istemeniz, şikâyette bulunmanız, özel indirim talep etmeniz veya sistemin yeterli güvenle cevap verememesi hâlinde görüşme yetkili danışmana aktarılabilir. WhatsApp Business uygulamasından bir insan danışman yanıt verdiğinde otomatik yanıtlar durdurulabilir.
07 Kişisel verilerin aktarılması
Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçların gerçekleştirilmesi ve yalnız gerekli olduğu ölçüde;
- WhatsApp Business Platform hizmetini sağlayan Meta grup şirketlerine,
- yapay zekâ, metin üretimi, ses transkripsiyonu ve benzeri teknik hizmet sağlayıcılarına,
- sunucu, barındırma, yedekleme, güvenlik ve form altyapısı hizmet sağlayıcılarına,
- talebinizi sonuçlandıracak yetkili Robotik Bilim çalışanları ve hizmet sağlayıcılarına,
- hukuken yetkili kamu kurumlarına, mercilere ve uyuşmazlık hâlinde hukuk/mali danışmanlara
aktarılabilir.
WhatsApp ve yapay zekâ altyapılarının kullanımı nedeniyle bazı kişisel veriler Türkiye dışında bulunan sistemlerde işlenebilir. Yurt dışına aktarım, KVKK’nın 9’uncu maddesinde öngörülen şartlardan somut olaya uygun olanına dayanılarak gerçekleştirilir.
08 Saklama süresi ve imha
WhatsApp görüşme içerikleri ve aday kayıtları, daha uzun süre saklanmasını gerektiren hukuki bir zorunluluk veya devam eden uyuşmazlık bulunmadıkça, son işlem tarihinden itibaren en fazla bir yıl saklanır. Bu sürenin sonunda içerik ve kişisel alanlar silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Teknik yedekler güvenli ve süreli olarak tutulur; yedek döngüsü tamamlandığında ilgili veriler yedeklerden de çıkarılır.
Başvurunun eğitime kayıt, sözleşme, faturalandırma veya hukuki uyuşmazlıkla sonuçlanması hâlinde ilgili kayıtlar, tabi olunan mevzuattaki daha uzun zorunlu süreler boyunca saklanabilir. İşleme sebeplerinin tamamı ortadan kalktığında veriler resen veya talep üzerine mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir.
09 Veri güvenliği
Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin güvenli şekilde saklanmasını sağlamak amacıyla erişim kontrolü, yetkilendirme, webhook imza doğrulaması, kayıt ve denetim mekanizmaları, şifreleme, yedekleme, güncelleme ve saklama süresi kontrolleri gibi uygun teknik ve idari tedbirler uygulanır.
İnternet ve mesajlaşma sistemlerinde mutlak güvenlik garanti edilemediğinden, gerekli olmayan hassas bilgileri WhatsApp üzerinden göndermemenizi rica ederiz.
10 Çocuklara ilişkin bilgiler
Robotik kodlama eğitimleri çocuklara yönelik olsa da WhatsApp görüşmesinin veli veya yasal temsilci tarafından yürütülmesi beklenir. Eğitim önerisi için yalnız gerekli yaş/yaş grubu ve eğitim tercihlerinin paylaşılması yeterlidir. Çocuğun tam adı, kimlik numarası, okul veya sağlık bilgisi istenmez.
Çocuğa ilişkin bir bilginin yetkisiz şekilde paylaşıldığını düşünüyorsanız aşağıdaki başvuru kanallarından bizimle iletişime geçebilirsiniz.
11 KVKK kapsamındaki haklarınız
KVKK’nın 11’inci maddesi kapsamında;
- kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK’daki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- düzeltme ve silme/yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme,
- kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
12 Başvuru ve veri silme talimatı
Bilgi, düzeltme veya veri silme talebinizi aşağıdaki yöntemlerden biriyle iletebilirsiniz:
- E-posta: [KVKK BAŞVURU E-POSTASI]
- KEP: [VARSA KEP ADRESİ]
- Posta/elden başvuru: [AÇIK POSTA ADRESİ]
E-posta konu satırına “KVKK Başvurusu / WhatsApp Veri Silme Talebi” yazmanız; başvuruda ad-soyad, talebin açıklaması, botla iletişim kurduğunuz WhatsApp numarası ve cevap almak istediğiniz iletişim yöntemini belirtmeniz işlemi kolaylaştıracaktır. Kimliğin doğrulanması için yalnız gerekli ve ölçülü ek bilgi istenebilir. Güvenli olmadığı için e-posta ekinde kimlik belgesinin önlü-arkalı kopyasını kendiliğinizden göndermeyin.
Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. İşlem ayrıca bir maliyet gerektirirse, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir. Talebin reddedilmesi hâlinde gerekçe yazılı veya elektronik ortamda bildirilir.
Silme talebi kabul edildiğinde, hukuken saklanması gereken kayıtlar hariç olmak üzere ilgili görüşme içerikleri ve kişisel alanlar silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Yedeklerdeki kopyalar, geçerli yedekleme ve imha döngüsü içinde kullanılamaz hâle getirilir.
13 Değişiklikler
Bu metin, hizmetin veya mevzuatın değişmesi hâlinde güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman robotikbilim.com.tr/kvkk/ adresinde yayımlanır. Önemli değişiklikler uygun iletişim kanallarıyla ayrıca duyurulabilir.